Monitoring a RODO – obowiązki firmy, wspólnoty i domu

Kamery są dziś w firmach, na osiedlach i na prywatnych domach. Razem z nimi pojawia się pytanie: jak monitoring a RODO mają się do siebie i jakie obowiązki ciążą na właścicielu systemu? Jako instalatorzy CCTV często pomagamy klientom tak zaplanować rozmieszczenie kamer, by spełniały swoje zadanie i jednocześnie nie naruszały prywatności innych osób. W tym artykule zebraliśmy najważniejsze zasady dla trzech typowych sytuacji: firmy zatrudniającej pracowników, wspólnoty mieszkaniowej i domu jednorodzinnego.

Zastrzeżenie: artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W konkretnych, zwłaszcza spornych sytuacjach warto skonsultować się z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

Monitoring a RODO – dlaczego obraz z kamery to dane osobowe

Wizerunek osoby, która może zostać zidentyfikowana, to dane osobowe. Podobnie numer rejestracyjny pojazdu w połączeniu z innymi informacjami. Jeżeli więc kamera rejestruje ludzi, administrator systemu przetwarza dane osobowe i – poza wyjątkiem dla celów czysto domowych – musi stosować się do RODO. Oznacza to m.in. konieczność posiadania podstawy prawnej, określenia celu, ograniczenia zakresu nagrań do niezbędnego minimum, zabezpieczenia danych i poinformowania osób, które są nagrywane.

Monitoring w firmie: art. 22² Kodeksu pracy

Pracodawcy, którzy chcą monitorować pracowników, muszą przestrzegać przede wszystkim art. 22² Kodeksu pracy. Przepis ten szczegółowo określa, kiedy i jak można stosować monitoring wizyjny w zakładzie pracy.

Dopuszczalne cele monitoringu

Pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół niego w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring nie może służyć do kontroli pracowników w innych celach, np. do ciągłej obserwacji tego, jak szybko ktoś wykonuje swoje obowiązki, jeśli nie mieści się to w powyższym katalogu.

Gdzie kamer być nie może

Monitoring co do zasady nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni ani pomieszczeń udostępnionych zakładowej organizacji związkowej. Wyjątek dotyczy pierwszych czterech kategorii pomieszczeń: kamera może się tam znaleźć tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji wskazanego celu i nie naruszy godności ani innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności dzięki zastosowaniu technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających tam osób.

Okres przechowywania nagrań

Nagrania pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje je nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania. Jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa albo pracodawca powziął wiadomość, że może ono stanowić taki dowód, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów nagrania należy zniszczyć, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. W praktyce oznacza to, że rejestrator powinien być skonfigurowany tak, by automatycznie nadpisywał lub usuwał starsze nagrania.

Obowiązki informacyjne wobec pracowników

• Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest objęty układem ani nie ma obowiązku ustalenia regulaminu.
• Pracowników informuje się o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
• Nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy przekazuje się te informacje na piśmie.
• Pomieszczenia i teren monitorowany oznacza się w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Oprócz tego pracodawca, jako administrator danych, realizuje obowiązek informacyjny z art. 13 RODO – także wobec klientów i gości, którzy pojawiają się w polu widzenia kamer.

Monitoring we wspólnocie mieszkaniowej

Wspólnota mieszkaniowa, która instaluje kamery na klatkach schodowych, parkingu czy przy śmietnikach, staje się administratorem danych. Podstawą przetwarzania jest zazwyczaj prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), np. ochrona mienia i bezpieczeństwo mieszkańców. Warto pamiętać o kilku zasadach:

• decyzja o monitoringu powinna być podjęta w sposób przewidziany dla wspólnoty – w praktyce najczęściej uchwałą właścicieli lokali;
• kamery nie powinny obejmować wnętrza mieszkań, drzwi do konkretnych lokali w sposób pozwalający śledzić życie mieszkańców ani okien sąsiednich budynków;
• należy określić, kto ma dostęp do nagrań, i ograniczyć go do niezbędnych osób (np. zarządcy);
• okres przechowywania nagrań powinien być adekwatny do celu – przepisy RODO nie podają tu sztywnej liczby dni, ale obowiązuje zasada minimalizacji;
• przy wejściach należy umieścić oznaczenia o monitoringu z podstawowymi informacjami i wskazać, gdzie dostępna jest pełna klauzula informacyjna.

Udostępnianie nagrań policji czy ubezpieczycielowi powinno odbywać się na podstawie przepisów lub uzasadnionego wniosku, a nie „na prośbę sąsiada”.

Monitoring domu prywatnego i wyjątek domowy

RODO nie ma zastosowania do przetwarzania danych przez osobę fizyczną w ramach działalności czysto osobistej lub domowej. Jeśli kamery na Twoim domu obejmują wyłącznie Twoją posesję – podjazd, ogród, drzwi wejściowe – zwykle korzystasz z tego wyjątku.

Granicę wyznaczył Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku z 11 grudnia 2014 r. w sprawie Ryneš (C-212/13). Trybunał uznał, że jeśli system monitoringu obejmuje, nawet częściowo, przestrzeń publiczną i jest przez to skierowany poza prywatną sferę osoby, która go zainstalowała, nie można go uznać za działalność wyłącznie osobistą lub domową. Wtedy obowiązują przepisy o ochronie danych.

Co to oznacza w praktyce?

• Ustaw kamery tak, by obejmowały przede wszystkim Twoją działkę, a nie chodnik, ulicę czy podwórko sąsiada.
• Jeśli fragment drogi publicznej musi znaleźć się w kadrze (np. przy bramie wjazdowej), ogranicz go do minimum.
• Korzystaj ze stref prywatności (maskowania) – większość nowoczesnych kamer Dahua i Hikvision pozwala zaczernić wybrane fragmenty obrazu, np. okna sąsiadów.
• Gdy kamera obejmuje przestrzeń publiczną, rozważ oznaczenie monitoringu, zabezpiecz nagrania i nie przechowuj ich dłużej, niż to potrzebne.

Niezależnie od RODO pamiętaj też o przepisach chroniących dobra osobiste i prywatność. Kamera skierowana w okna sąsiada może być podstawą roszczeń cywilnych, nawet jeśli nie dotyczy jej RODO.

Oznakowanie i klauzula informacyjna

Dobrą praktyką, zgodną z wytycznymi Europejskiej Rady Ochrony Danych dotyczącymi przetwarzania danych przez urządzenia wideo, jest informowanie warstwowe:

1. Pierwsza warstwa – tabliczka przy wejściu na monitorowany teren, widoczna przed wejściem w pole widzenia kamer. Powinna zawierać m.in. informację o monitoringu, tożsamość administratora, cel przetwarzania i informację, gdzie znaleźć szczegóły.
2. Druga warstwa – pełna klauzula informacyjna z art. 13 RODO (podstawa prawna, okres przechowywania, odbiorcy danych, prawa osób, dane kontaktowe), dostępna np. w recepcji, na stronie internetowej lub na tablicy ogłoszeń.

Techniczne zabezpieczenie nagrań

RODO wymaga też odpowiednich środków bezpieczeństwa. W praktyce instalatorskiej oznacza to: rejestrator w zamkniętym miejscu, indywidualne konta użytkowników z różnymi uprawnieniami, silne hasła, aktualne oprogramowanie, automatyczne usuwanie starszych nagrań oraz bezpieczny zdalny dostęp bez przekierowywania portów. Projektując systemy monitoringu, uwzględniamy te elementy od początku, a gdy trzeba – również wydzieloną sieć LAN dla kamer.

Podsumowanie

Pracodawca musi przestrzegać art. 22² Kodeksu pracy: określonych celów, wyłączeń pomieszczeń, 3-miesięcznego limitu przechowywania i terminów informowania. Wspólnota mieszkaniowa działa jako administrator danych i powinna zadbać o uchwałę, oznakowanie i ograniczony dostęp. Właściciel domu korzysta z wyjątku domowego tylko wtedy, gdy kamery nie wychodzą poza jego posesję.

Obsługujemy region: Bielsko-Biała i okolice: Żywiec, Kęty, Andrychów, Skoczów, Czechowice-Dziedzice, Pszczyna, Cieszyn i Oświęcim. Pomożemy tak rozmieścić kamery i skonfigurować rejestrator, by system był skuteczny i przyjazny dla prywatności. Wycena jest bezpłatna – zadzwoń pod numer 505 298 048 lub skontaktuj się z nami.